MKU-19. MODEL KEMATANGAN UKPBJ 2019

Pada waktu kegiatan workshop CoE Sistering Program di Kendari pada tanggal 29 November 2018, dan Pemaparan Materi pada Workshop III Modernisasi Pengadaan Fase III di Jakarta pada tanggal 3 - 4 Desember 2018, diperkenalkan MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ Tahun 2019.

Dimana sebelumnya kita pahami bersama bahwa terdapat Model Kematangan terdahulu yang digunakan yaitu SIULP-LKPP dan IPM2 dari MCA-I.

Model Kematangan Terdahulu.
Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

Berlakunya Perpres No.16 Tahun 2018 terkait transformasi ULP menjadi UKPBJ sebagai pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence) merupakan salah satu yang melatarbelakangi dibentuknya MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, dimana dilakukan penyesuaian Model Tingkat Kematangan Transformasi ULP menjadi UKPBJ sesuai amanat Perpres 16 Tahun 2018. 

Diharapkan UKPBJ menuju Organisasi yang SKOPPer (Strategis, Kolaboratif, Orientasi Kinerja, Proaktif, Perbaikan Berkelanjutan).

Model kematangan tersebut memiliki ciri sebagai berikut:

1. Proses pengembangan dari suatu organisasi disederhanakan dan dideskripsikan dalam wujud tingkatan kematangan.
2. Tingkatan kematangan tersebut dicirikan dengan beberapa persyaratan tertentu yang harus diraih.
3. Tingkatan-tingkatan yang ada disusun secara sekuensial, mulai dari tingkat inisial sampai pada tingkat akhiran (tingkat terakhir merupakan tingkat kesempurnaan).
4. Selama pengembangan, sang entitas bergerak maju dari satu tingkatan ketingkatan berikutnya secara bertahap/berurutan.
5. Tingkatan yang lebih tinggi mengartikan bahwa semua deskripsi ataupun bukti dukung pada level tersebut dan level dibawahnya telah terpenuhi.

Dari ciri Model Kematangan di atas dapat dimaknai bahwa terdapat penyederhanaan tingkat kematangan dari Model Tingkat Kematangan terdahulu, Tingkatan-tingkatan disusun secara sekuensial yang berarti tingkatan terakhir yang dicapai dipengaruhi oleh tingkatan/keadaan sebelumnya atau adanya rangkaian proses tahapan yang dilakukan dari satu tingkatan ketingkatan berikutnya. Dengan kata lain, jika kita telah berada di tingkatan yang lebih tinggi seharusnya semua deskripsi ataupun bukti dukung pada level tersebut dan level dibawahnya telah terpenuhi.

Pada MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ Tahun 2019 terdapat 5 tingkatan Pengukuran kematangan yaitu : Inisiasi, Esensi, Proaktif, Strategis, dan Unggul.

Tingkat Kematangan MKU-19 Model Kematangan UKPBJ.

Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

Terdapat 4 Domain (Yaitu Proses, Kelembagaan, SDM, dan Sistem Informasi) dan 9 Variabel Pada MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ Tahun 2019.

4 Domain, dan 9 Variabel MKU-19 Model Kematangan UKPBJ.

Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

Kriteria Center of Excellence (CoE) untuk MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ adalah UKPBJ mencapai Level 3 untuk di setiap Variabel, yaitu pada Tingkatan Proaktif (Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal).

Kriteria CoE MKU-19 Model Kematangan UKPBJ.

Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

Adapun Deskripsi dan Bukti Dukung yang harus dipenuhi guna mencapai Kriteria Center of Excellence (CoE) yaitu Level 3 pada Tingkatan Proaktif sesuai MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ adalah sebagai berikut:

Deskripsi dan Bukti Dukung MKU-19 Model Kematangan UKPBJ.

Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

Kemudian Skema Persentase Pencapaian Target Kinerja Kematangan pada MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ adalah dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

Model Sistering :

Contoh:

UKPBJ Kabupaten ABC memiliki Jumlah Variabel yang memenuhi Level 3 sesuai dengan Kriteria CoE adalah 7 (tujuh) Variabel, sehingga Persentase Pencapaian Target Kinerja Kematangan UKPBJ nya adalah    = { (7) / (9) } x 100

                     =  77,78% dibulatkan menjadi 78%.

Demikian Penjelasan Singkat, dan Semoga Bermanfaat,

SALAM PENGADAAN..................!!!!!!

Sumber: Materi MKU-19 Model Kematangan Organisasi UKPBJ, adw consulting 2018

PPK DALAM PERPRES NO.16 TAHUN 2018

Dengan berlakunya Peraturan Presiden No.16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta aturan turunannya seperti Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa, maka tugas Pejabat Pembuat Komitmen di dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengalami perubahan yang sebelumnya diatur di dalam Perpres No.54 Tahun 2010 beserta perubahannya. Sebagaimana kita ketahui, Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/ KPA untuk mengambil keputusan dan/ atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/anggaran belanja daerah. 

Sesuai dengan Perpres No.16 Tahun 2018 pasal 11 ayat 1, PPK mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Menyusun perencanaan pengadaan;
2. Menetapkan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK);
3. Menetapkan rancangan kontrak;
4. Menetapkan HPS;
5. Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia;
6. Mengusulkan perubahan jadwal kegiatan;
7. Menetapkan tim pendukung;
8. Menetapkan tim atau tenaga ahli;
9. Melaksanakan E-purchasing untuk nilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
10. Menetapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ);
11. Mengendalikan Kontrak;
12. Melaporkan pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan kepada PA/ KPA;
13. Menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada PA/ KPA dengan berita acara penyerahan;
14. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan; dan
15. Menilai kinerja Penyedia.

Kemudian berdasarkan Perpres No.16 Tahun 2018 pasal 11 ayat 2, Selain melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PPK melaksanakan tugas pelimpahan kewenangan dari PA/ KPA, meliputi:

1. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja; dan
2. Mengadakan dan menetapkan perjanjian dengan pihak lain dalam batas anggaran belanja yang telah ditetapkan.

Dan selanjutnya pada ayat 3 dijelaskan bahwa PPK dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. 

Seiring berlakunya Peraturan Presiden No.16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka terjadi perubahan juga pada Aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang kini menjadi SPSE Versi 4.3. Dan peran PPK dalam Persiapan dan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui SPSE Versi 4.3. dapat digambarkan dengan alur sebagai berikut:

Jika kita melihat Alur tahapan di atas, pada KOTAK MERAH ada peran PPK di dalam Aplikasi SPSE Versi 4.3, yaitu :

1. PPK akan melakukan Persiapan Pengadaan di dalam SPSE Versi 4.3, dengan cara menginput Dokumen Persiapan Pengadaan, yaitu: Spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK), Rancangan kontrak, dan HPS,  serta dokumen lain terkait persiapan pengadaan (jika ada).
2. PPK akan mengirimkan permintaan/permohonan pemilihan beserta Dokumen Persiapan tersebut ke UKPBJ seacara Online.
3. Setelah UKPBJ menetapkan Pokja Pemilihan yang akan melaksanakan Proses Pemilihan, maka sebelum Melaksanakan Pemilihan Pokja akan meakukan Reviu/Kaji Ulang Dokumen Persiapan Pengadaan yang sebelumnya telah dikirimkan oleh PPK. Reviu/Kaji Ulang tersebut dilakukan secara Offline dengan PPK.
4. Setelah Dokumen Persiapan telah final, maka Pokja Pemilihan akan melakukan Persiapan Pemilihan dan Melaksanakan Proses Pemilihan tersebut. Setelah selesai melakukan proses pelaksanaan pemilihan, maka Pokja Pemilihan akan mengirimkan Hasil Pemilihan kepada PPK seacara Online.
5. Hasil Pemilihan yang telah dikirimkan Pokja Pemilihan, akan ditindaklanjuti PPK dengan Pelaksanaan Kontrak, yang data kontraknya diinput secara online (e-kontrak).
6. Setelah Pekerjaan Selesai, PPK akan melakukan Serah Terima dan datanya Serah Terima tersebut diinput secara online (e-Management Kontrak). 

Maka dari itu, sangat dibutuhkan peran aktif PPK di dalam melaksanakan Persiapan Pengadaan terkait penyiapan Dokumen Persiapan Pengadaan, yaitu: Spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK), Rancangan kontrak, dan HPS, serta dalam tahapan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi Pelaksanaan Kontrak sampai pada Serah Terima.

Demikian Penjelasan Singkat, dan Semoga Bermanfaat,

SALAM PENGADAAN..................!!!!!!

KONTRAK VALUE FOR MONEY DENGAN METODE PENGUKURAN 3E

Dalam mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang mempunyai peran penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional maka perlu pengaturan Pengadaan Barang/Jasa yang memberikan pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya (value for money) dan kontribusi dalam peningkatan penggunaan produk dalam negeri, peningkatan peran Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha Menengah serta pembangunan berkelanjutan, dimana berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Jika digambarkan Garis besar Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat uraikan sebagai berikut:

Salah satu Proses yang terdapat dalam pengadaan barang/jasa yaitu Proses yang ada keterkaitan dengan Kontrak dimulai dari Menetapkan Rancangan Kontrak dalam tahap persiapan pengadaan barang/jasa sampai dengan pelaksanaan kontrak dalam tahap pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Pelaksanaan Kontrak diharapkan dapat memberikan pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya (value for money) untuk mendukung tujuan yang ingin dicapai dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan barang/jasa Pemerintah.

Untuk itu perlu dilakukan analisa dan pendekatan terkait Kontrak Pelaksanaan yang memenuhi Value for money.

Bagaimana suatu Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dikatakan memenuhi Value for Money?

TINJAUAN PUSTAKA

A.      Pengadaan Barang/Jasa

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan (Perpres No.16 Tahun 2018).

B.      Kontrak

Kontrak adalah perjanjian tertulis antara PA/ KPA/ PPK dengan Penyedia Bararig/Jasa atau pelaksana Swakelola, (Perpres No.16 Tahun 2018).

C.      Penyusunan dan Penetapan Rancangan Kontrak

Penyusunan dan Penetapan Rancangan dilakukan pada tahap persiapan Pengadaan Barang/Jasa. Kontrak meliputi yaitu sebagai berikut :

1.)Tujuan Rancangan Kontrak

Penyusunan rancangan kontrak bertujuan sebagai pedoman bagi Pokja Pemilihan dalam proses pemilihan dan pedoman bagi Penyedia dalam menyusun penawaran, (Peraturan LKPP No.9 Tahun 2018).

2.)Proses

PPK menyusun rancangan kontrak yang antara lain memuat: Jenis Kontrak, Bentuk Kontrak, Naskah Perjanjian, Uang Muka, Jaminan Pengadaan, Sertifikat Garansi, Sertifikat/Dokumen dalam rangka Pengadaan Barang Impor, Penyesuaian Harga, Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK), serta Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK), (Peraturan LKPP No.9 Tahun 2018).

3.)Penetapan Rancangan Kontrak

PPK menetapkan rancangan kontrak dengan memperhatikan Spesifikasi Teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah ditetapkan sebelumnya, (Peraturan LKPP No.9 Tahun 2018).

D.      Pelaksanaan Kontrak

Pelaksanaan Kontrak dilakukan pada tahap Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang terdiri atas : 1.) Penetapan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), 2.) Penandatanganan Kontrak, 3.) Pemberian uang muka, 4.) Pembayaran prestasi pekerjaan, 5.) Perubahan Kontrak, 6.) Penyesuaian harga, 7.) Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak, 8.) Pemutusan Kontrak, 9.) Serah Terima Hasil Pekerjaan, dan/atau 10.) Penanganan Keadaan Kahar, (Perpres No.16 Tahun 2018).

E.      Value for Money

Value for money merupakan konsep pengelolaan organisasi sektor publik yang mendasarkan pada tiga elemen utama, yaitu: ekonomis, efisiensi, dan efektivitas, (Mardiasmo, 2009).

Value for money merupakan inti pengukuran kinerja pada organisasi pemerintah. Kinerja pemerintah tidak dapat dinilai dari sisi output yang dihasilkan saja, akan tetapi harus mempertimbangkan input, output, dan outcome secara bersama-sama. Bahkan, untuk beberapa hal perlu ditambahkan pengukuran distribusi dan cakupan layanan (equity & service coverage). Permasalahan yang sering dihadapi oleh pemerintah dalam melakukan pengukuran kinerja adalah sulitnya mengukur output, karena output yang dihasilkan tidak selalu berupa output yang berwujud akan tetapi lebih banyak yang berupa intangible output, (Mardiasmo, 2009).

F.      Elemen Ekonomi

Ekonomi adalah hubungan antara pasar dan masukan (cost of input). Dengan kata lain, ekonomi terbaik yang dimungkinkan, (Mardiasmo, 2009).

Ekonomi sebagai perbandingan antara input sekunder (bahan baku, personel, dan infrastruktur) dengan input primer (kas), Mahmudi (2007).

Dalam konteks organisasi pemerintahan, ukuran ekonomi berupa berapa anggaran yang dialokasikan untuk membiayai aktivitas tertentu, Apabila sumber daya yang dikeluarkan berada di bawah anggaran maka terjadi penghematan, sedangkan sebaliknya, apabila di atas anggaran maka terjadi pemborosan, (Kariyono, JIBEKA VOLUME 11 NOMOR 1 FEBRUARI 2017 : 72 - 82).

G.     Efisiensi

Efisiensi merupakan hal penting dari ketiga pokok bahasan value for money. Efisiensi diukur dengan rasio antara output dengan input. Semakin besar output dibanding input, maka semakin tinggi tingkat efisiensi suatu organisasi, (Mardiasmo, 2009). Ukuran efisiensi mengukur biaya atas output (cost of output). Ukuran efisiensi mengukur seberapa baik organisasi mampu memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya untuk menghasilkan output, ( Mahmudi, 2007).

H.      Efektivitas

Efektivitas adalah ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuan, maka organisasi tersebut telah berjalan dengan efektif. Efektivitas hanya melihat apakah suatu program atau kegiatan telah mencapai kegiatan yang telah ditetapkan. Pengukuran efektivitas mengukur hasil akhir dari suatu pelayanan dikaitkan dengan outputnya (cost of outcome). Indikator efektivitas menggambarkan jangkauan akibat dan dampak (outcome) dari keluaran (output) program dalam mencapai tujuan program. Semakin kontribusi output yang dihasilkan berperan terhadap pencapaian tujuan atau sasaran yang ditentukan, maka semakin efektif proses kerja suatu unit organisasi. Pengukuran efektivitas bisa dilakukan hanya dengan mengukur outcome, (Kariyono, JIBEKA VOLUME 11 NOMOR 1 FEBRUARI 2017 : 72 - 82).

I.         Input, Aktifitas, Output, dan Outcomes

Konsep Monitoring dan Evaluasi dalam Rantai Kinerja menurut Modul Manajemen Kinerja Lanjutan MCA-I dikenal beberapa istilah sebagai berikut:

           1.               Input adalah apa yang kita habiskan.

           2.               Aktifitas adalah apa yang kita lakukan

           3.               Output adalah Hasil Kerja

           4.        Outcome/Dampak adalah Apa yang terjadi dari Aktifitas-aktifitas.

Input adalah sumber daya yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kebijakan, kegiatan/ program dan aktivitas, Output adalah hasil, tujuan atau target yang hendak dicapai dari suatu kegiatan/progam, dan Outcome adalah dampak suatu program atau kegiatan terhadap masyarakat atau mengukur kualitas output terhadap dampak yang dihasilkan, (Dwi Purwiyanti, e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 190-200).

J.      Pengukuran Ekonomi, Efisiensi, dan Efektivitas

Berikut merupakan persamaan yang dapat digunakan untuk menganalisa data Elemen Ekonomi, Efisiensi, dan Efektivitas, (Dwi Purwiyanti, e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 190-200):

1.    Pengukuran Ekonomi

Ekonomi merupakan perbandingan input dengan input value dengan perhitungan sebagai berikut:

Keterangan :

Input                                   : Dana Realisasi yang digunakan

Input Value (Harga Input)   : Dana Anggaran yang dianggarkan

Adapun Kriteria Ekonomi adalah sebagai berikut:

Jika diperoleh nilai kurang dari 100% berarti ekonomis, Jika nilai sama dengan 100% berarti ekonomi seimbang, dan Jika diperoleh nilai lebih dari 100% berarti tidak ekonomis.

    2. Pengukuran Efisiensi

Rumus efisiensi dapat dihitung dengan menggunakan persamaan sebagai berikut: 

Keterangan :

Input     : Dana  Realisasi  yang  digunakan   (persentase  dana  realisasi  
               yang digunakan untuk menghasilkan output).

Output  : Hasil yang dicapai

Adapun Kriteria Efisiensi adalah sebagai berikut:

Jika diperoleh nilai kurang dari 100% berarti efisien, Jika nilai sama dengan 100% berarti efisiensi seimbang, dan Jika diperoleh nilai lebih dari 100% berarti tidak efisien.

    3. Pengukuran Efektivitas

Rumus efisiensi dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut: 

Keterangan :

Outcome     : Tujuan atau target yang hendak dicapai

Output         : Hasil yang dicapai

Adapun Kriteria Efektivitas adalah sebagai berikut:

Jika diperoleh nilai kurang dari 100% berarti tidak efektif, Jika nilai sama dengan 100% berarti efektivitas seimbang, dan Jika diperoleh nilai lebih dari 100% berarti efektif.

KESIMPULAN

Berdasarkan Pengukuran Rasio Ekonomi, efisiensi, dan efektivitas pada pekerjaan, maka dapat disimpulkan Hasil Pengukuran Kinerja Value for money.

Pengukuran Rasio Ekonomi, efisiensi, dan efektivitas (3E) dapat digunakan untuk mengetahui pemenuhan Kontrak yang Value for Money.

SARAN

1. Perlu dilakukan analisa lebih detail terkait efektivitas suatu perkerjaan, agar didapatkan hasil yang lebih akurat.

2. Perlu dianalisa lebih mendalam terkait beberapa elemen selain ekonomi, efisiensi, dan efektivitas yang memungkinkan memberikan dampak dalam Pengukuran kinerja Value for money.

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan barang/jasa Pemerintah.

Peraturan LKPP No.7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Peraturan LKPP No.9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

Mahmudi, 2007. Manajemen Kinerja Sektor Publik, edisi revisi. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Kariyono, 2017. JIBEKA VOLUME 11 NOMOR 1 FEBRUARI 2017 : 72 – 82. Malang: Universitas Brawijaya Malang.

MCA-I. Modul Manajemen Kinerja Lanjutan – Materi Pelatihan MCA-I.

Dwi Purwiyanti, 2017. e Jurnal Katalogis, Volume 5 Nomor 3, Maret 2017 hlm 190-200.

              Palu: Universitas Tadulako.